Oszczędność czasu i pieniędzy. To główne zalety pracy zdalnej wymieniane przez pracowników. Taka forma zatrudnienia stała się szczególnie popularna w dobie pandemii. Wiele osób przekonało się wtedy, że może pracować praktycznie z każdego zakątka świata. Spora część nawet teraz nie myśli o powrocie do biura… Dobra wiadomość jest taka, że znowelizowany kodeks pracy, który obowiązuje od 7 kwietnia br., reguluje prawnie pracę zdalną. Zapewnia tym samym pracownikowi, który świadczy tego typu usługi – ochronę. Zła z kolei jest taka, że pracownik wbrew powszechnemu przekonaniu, wcale nie będzie mógł pracować, gdzie tylko zechce…
Znowelizowany kodeks pracy wprowadza legalną definicję pracy zdalnej. Oznacza to, że ustawodawca chce, aby praca zdalna była rozwiązaniem stałym, a nie tylko tymczasowym. Definicja pracy zdalnej łączy dotychczasową telepracę, tzw. home office, z rozwiązaniami, które w praktyce ukształtowały się podczas pandemii covid. Zgodnie z przepisami praca zdalna to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Wynika z tego, że miejsce wykonywania pracy zdalnej wskazuje pracownik, a pracodawca akceptuje je lub nie. Jeśli pracownik, który pracuje w trybie zdalnym będzie chciał wyjechać np. do Hiszpanii, a nie poinformuje o tym pracodawcy lub powiadomi go, ale nie uzyska jednak zgody, to praca wykonywana w innym miejscu niż wcześniej wskazane będzie świadczona nielegalnie.
Pracownik może wykonywać pracę zdalną w wyniku:
1. Uzgodnień poczynionych pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą (tzw. zasady ogólne)
Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika mogą nastąpić już przy zawieraniu przez strony umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
2. Polecenia pracodawcy
Pracodawca może zlecić pracownikowi pracę zdalną, ale tylko wtedy, gdy otrzyma od niego wcześniej oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej potwierdzające spełnianie wymogów lokalowych. Taką formę zatrudnienia pracodawca wykorzysta najpewniej w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego, epidemii albo w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub wtedy, gdy z powodów siły wyższej (powodzie, huragany, trzęsienia ziemi) nie będzie mógł zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Oznacza to, że pracodawca może skierować pracownika do pracy zdalnej tylko w wymienionych powyżej przypadkach, a nie wtedy, kiedy tylko zechce.
3. Na wniosek niektórych grup pracowników
Według nowych przepisów, z wnioskiem do pracodawcy o możliwość pracy zdalnej mogą wystąpić:
- Pracownik – rodzic dziecka, które posiada zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, a powstałej w prenatalnym okresie rozwoju bądź w czasie porodu. Również w przypadku ukończenia przez dziecko 18. roku życia.
- Pracownik – rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
- Pracownik – rodzic dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
- Pracownica w ciąży.
- Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia.
- Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Tutaj liczą się orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności domowników.
W wymienionych powyżej przypadkach pracodawca co do zasady nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej, chyba, że uniemożliwia to jej rodzaj lub organizacja. W takiej okoliczności odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
4. Na wniosek pracownika tzw. home office w wymiarze do 24 dni w ciągu roku (okazjonalna praca z domu).
Pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o tzw. home office w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych konkretną potrzebą. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny lub choroba samego pracownika, która umożliwia jednak wykonywanie pracy, wykluczając tym samym konieczność korzystania z L4.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca będzie musiał pamiętać, aby:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy,
- zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty,
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
- pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
- zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.
Kontrola w trakcie wykonywania pracy zdalnej
UWAGA! PRACODAWCA MA PRAWO CIĘ KONTROLOWAĆ PODCZAS WYKONYWANIA PRACY ZDALNEJ!
W takim przypadku:
- Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
- Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
- Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeśli pracodawca stwierdzi uchybienia, wówczas zobowiąże pracownika do ich usunięcia w określonym czasie albo cofnie zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
Podczas pracy zdalnej pracodawca ma możliwość kontroli trzeźwości lub obecności środków odurzających w organizmie pracownika. Może dokonać kontroli alkomatem. Możliwe jest także na zlecenie policji lub innego organu, który strzeże porządku publicznego, pobranie od pracownika próbek krwi lub moczu, które to przeprowadzone musi zostać przez służby medyczne.
Zmiany w kodeksie pracy odnoszące się do uregulowania pracy zdalnej to skutek wprowadzenia do polskiego kodeksu pracy regulacji unijnych w tym tzw. zasady work life balance, zgodnie z którą praca zdalna umożliwia pracownikowi funkcjonowanie jednocześnie w sferze prywatnej (obejmującej życie prywatne, w tym rodzinne), jak i sferze publicznej (życie zawodowe).
