Metoda „5 Whys”. W życiu prywatnym i zawodowym

Fot. Ryszard Kocaj

Metoda „5 Whys” pomaga zyskać głębszy wgląd w problem, którego nie potrafisz rozwiązać. Została opracowana przez Sakichi Toyodę, wynalazcę i założyciela firmy Toyota, skierowana jako wsparcie do inżynierów w odkrywaniu prawdziwej przyczyny konkretnego problemu. Obecnie naucza się jej w szkołach biznesu i na szkoleniach inżynierskich na całym świecie.

Koncepcja polega na postawieniu pytania „dlaczego?” łącznie 5 razy, aż dojdziesz do pierwotnej przyczyny problemu, a nie tylko do jej objawu. Dla przykładu, podaję zastosowanie metody „5 Whys” w biznesie. Problemem do rozwiązania w dziale HR jest duża rotacja pracowników.

Dlaczego pracownicy odchodzą? Bo są niezadowoleni z pracy.
Dlaczego są niezadowoleni? Bo nie mają możliwości rozwoju.
Dlaczego nie mają możliwości rozwoju? Bo firma nie prowadzi szkoleń ani mentoringu.
Dlaczego nie prowadzi szkoleń? Bo brak na to budżetu i planu rozwoju pracowników.
Dlaczego brak budżetu i planu? Bo HR i zarząd nie monitorują wskaźników rotacji oraz potrzeb rozwojowych.

Wniosek: Przyczyną odejść jest brak strategii rozwoju pracowników, nie tylko niska pensja czy złe relacje w zespole.

Działania naprawcze: Organizacja szkoleń i mentoringów rozwojowych dla pracowników.

„5 Whys” w marketingu

Drugim przykładem niech będzie niska produktywność zespołu marketingowego. Problem leży w zespole, który nie realizuje planu kampanii na czas.

Dlaczego kampanie się opóźniają? Bo projekty graficzne nie są gotowe.
Dlaczego projekty graficzne się spóźniają? Bo grafik ma zbyt wiele zadań jednocześnie.
Dlaczego ma zbyt wiele zadań? Bo nie ma ustalonego systemu priorytetów między działami.
Dlaczego nie ma systemu priorytetów? Bo każdy dział zgłasza swoje potrzeby bez wspólnego harmonogramu.
Dlaczego nie ma wspólnego harmonogramu? Bo brak narzędzia do zarządzania projektami.

Wniosek: Brak wspólnego systemu do zarządzania zadaniami między działami.

Działania naprawcze, jakie warto podjąć: Wdrożyć narzędzie do planowania i priorytetyzacji zadań (np. Asana, Trello).

„5 Whys” w sprzedaży

Trzeci przykład zaczerpnęłam ze sprzedaży w sklepie internetowym. W ostatnim miesiącu sprzedaż spadła tutaj o 20 proc.

Dlaczego sprzedaż spadła? Bo liczba odwiedzin strony zmalała.
Dlaczego liczba odwiedzin zmniejszyła się? Bo ruch z reklam Google Ads zmalał.
Dlaczego ruch z reklam się zmniejszył? Bo kampanie zostały wstrzymane.
Dlaczego kampanie zostały wstrzymane? Bo budżet reklamowy skończył się wcześniej niż planowano.
Dlaczego skończył się wcześniej? Bo nie było monitoringu wydatków w czasie rzeczywistym.

Wniosek: Brak bieżącego monitorowania wydatków reklamowych.

Działania naprawcze: Ustawić automatyczne alerty budżetowe w Google Ads.

„5 Whys” w życiu prywatnym

Metodą „5 Whys” możesz posługiwać się nie tylko w biznesie, ale też w życiu prywatnym – w małżeństwie, rodzicielstwie, relacjach z przyjaciółmi. Dzięki temu, ułatwisz sobie wychodzenie z impasów i zyskasz głębszy wgląd w problem, którego nie potrafisz rozwiązać.

Mel Robbins, amerykańska pisarka i ekspertka w dziedzinie nastawienia, motywacji oraz zmiany zachowania, w książce „Pozwól im” przytacza przykład zastosowania tej koncepcji w odniesieniu do kobiety, którą niepokoi stan zdrowia męża.

Dlaczego to cię tak denerwuje? Bo mąż nie dba o swoje zdrowie.
Dlaczego to cię tak denerwuje? Mąż stanowi wzór niezdrowych nawyków dla naszych dzieci.
Dlaczego to cię tak denerwuje? Bo wygląda na to, że potrafi bagatelizować wszystkie ważne sprawy dla jeszcze jednego piwa, kolejnego kwadransa przed telewizorem i porcji lodów. Przez to staje się nieatrakcyjny.
Dlaczego cię to tak denerwuje? Bo go kocham, a moim zdaniem postępuje egoistycznie. Nie chcę, żeby dostał zawału. Przecież może po prostu wstać z kanapy i poćwiczyć.
Dlaczego cię to tak denerwuje? Bo boję się, że przedwcześnie go stracę.

Wniosek: Problem jest o wiele głębszy niż zwykła złość na męża. Jego źródłem jest strach o życie ukochanej osoby.

– Robiłam to ćwiczenie z tysiącami ludzi i przekonałam się, że jednym z często przewijających się problemów, bardzo trudnym do zauważenia u siebie, jest skłonność do osądzania innej osoby. Drugim zaś negatywny wpływ jej zachowania na ciebie (nawet pozorny) – pisze Mel Robbins. – Po udzieleniu odpowiedzi na pięć pytań „dlaczego?” możesz na przykład dojść do wniosku, że prawdziwym powodem twojej złości na nadużywanie alkoholu przez syna jest wstyd, bo masz dziecko z problemem alkoholowym. Albo wstydzisz się, że jesteś w związku małżeńskim z kimś, kto nie odnosi żadnych sukcesów. Wszystko, czego się dowiesz dzięki zastosowaniu metody „5 Whys” jest twoje i nie musisz się z tego zwierzać. To od ciebie zależy, co dalej z tą wiedzą zrobisz – dodaje.

Zasady stosowania metody „5 Whys”

Metoda opracowana przez Sakichi Toyodę zadziała tylko wtedy, gdy odważysz się być ze sobą brutalnie szczera. W ten sposób odkryjesz swoją wewnętrzną prawdę na nurtujący się temat. Weź zatem czystą kartkę, otwórz dziennik albo uruchom aplikacje do robienia notatek.